Logiciel de gestion des ressources : Optimisez votre efficacité organisationnelle

L’ère numérique a permis aux entreprises d’évoluer significativement en termes de moyens et de processus organisationnels. Face à l’ampleur de ces changements, l’usage d’un logiciel de gestion des ressources n’est plus une option, mais une véritable nécessité. Mais si de nombreuses structures se sont déjà lancées dans la rationalisation de leurs techniques de gestion du parc matériel, la plupart en sont encore aux fonctionnalités basiques. Aujourd’hui, les entreprises peuvent pourtant se saisir du plein potentiel des logiciels à visée holistique. Des outils dotés d’une capacité d’analyse intégrale et qui permettraient d’appréhender chacun des défis opérationnels.

Dans les lignes à suivre, vous allez découvrir comment une approche systémique dans la gestion des ressources pourrait contribuer à atteindre une efficacité optimale.

La gestion des ressources au cœur des préoccupations des entreprises à succès

Dans le paysage institutionnel, il existe trois types de ressources essentielles au fonctionnement global d’une entreprise. Il s’agit des ressources financières, matérielles et humaines. Pour qu’il y ait continuité au niveau des activités, il est vital de maintenir l’équilibre entre ces éléments. Si les moyens financiers représentent le fondement même de la création d’une entreprise, le synchronisme entre les ressources matérielles et le capital humain en sont la force motrice. 

Face à ces défis, les dirigeants d’entreprises se tournent davantage vers la mise en place d’un logiciel de gestion du parc matériel qui intègre d’autres éléments essentiels à structure. Mais sur le marché des solutions numériques, la plupart des logiciels couvrent un champ d’intervention bien spécifique. C’est notamment le cas des logiciels de gestion de chaîne logistique (SCM), gestion de stocks (SGI), gestion des ressources humaines (GRH), contenu d’entreprise (ECM), … 

Souvent, un même établissement doit donc implémenter plusieurs outils pour pouvoir prendre le contrôle de chacun des aspects de la vie organisationnelle. Et malgré la fiabilité des données recueillies, une problématique persiste : comment centraliser toutes ces informations en un seul endroit ? Cette question soulève l’importance d’une compréhension plus approfondie des activités et de leur évolution grâce aux logiciels de gestion des ressources capables d’octroyer une perspective plus vaste.

Gestion du matériel : Quels enjeux pour la réussite d’une entreprise ? 

La gestion du parc matériel implique le suivi de l’exploitation, des entrées et sorties des biens tangibles tout en garantissant l’harmonisation des tâches à tous les niveaux. Le choix d’un logiciel de gestion des ressources ne doit en aucun cas se faire au hasard, car les enjeux financiers sont de taille. Comme évoqué dans le paragraphe précédent, la gestion du matériel ne peut pas être isolée du reste des opérations de l’organisation, d’où la nécessité d’évoluer vers un outil à vocation intégrale. Dans ce domaine, Timly est le porte-étendard des logiciels de gestion des ressources matérielles. Il se démarque du lot par sa capacité à proposer une approche bien plus globale des processus d’entreprise. 

L’objectif de la plateforme est de numériser toutes les données relatives à chaque actif d’une entreprise. Le contrôle et le suivi de ces immobilisations concerne à la fois le parc matériel, informatique et automobile. De cette manière, les responsables mandatés pour la gestion des ressources sont aptes à avoir une vision à 360 degrés des actifs disponibles et prendre des décisions éclairées sur leur affectation, l’entretien et la maintenance ainsi que leur devenir. 

La gestion du matériel est ainsi indissociable des autres aspects de l’entreprise, car elle touche autant les dimensions opérationnelles, financières et humaines. 

La gestion du matériel en symbiose avec la gestion des ressources humaines 

Dans une approche qui vise à aller au-delà de la gestion du parc matériel, il est important de souligner l’importance de la gestion des ressources humaines. Pourquoi ? Tout simplement parce que les matériels et équipements sont destinés à être exploités par les employés eux-mêmes. L’organisation est donc tenue de fournir à ces derniers les instruments nécessaires pour faire fonctionner la machine organisationnelle. 

Certains points doivent être considérés : 

  • L’évaluation préalable des compétences et des capacités de chaque employé : 

Les gestionnaires des actifs et les ressources humaines doivent s’assurer d’attribuer à chaque collaborateur des équipements adaptés à leurs fonctions et aptitudes.

  • La planification et l’attribution des actifs 

Les besoins en ressources matérielles dépendent des activités de chaque département. Une fois les besoins d’un projet établi, l’affectation des ressources matérielles est une étape décisive. L’attribution de ces matériels et équipements doit être réalisée en tenant compte des aptitudes de chaque employé concerné. 

  • La formation auprès des collaborateurs 

Outre les formations ponctuelles, un recyclage régulier doit être dispensé aux collaborateurs. De nombreux sujets peuvent être abordés, notamment sur l’usage et l’entretien des matériels, ainsi que sur les normes de sécurité en vigueur. 

  • La gestion des coûts 

Le budget lié à l’acquisition, l’affectation, l’exploitation et à la maintenance des matériels doit bénéficier d’un suivi rigoureux. Une mauvaise coordination de la gestion du parc matériel et des ressources humaines pourrait engendrer des retards de production ou des dépenses supplémentaires. 

Conclusion : Pourquoi opter pour un logiciel de gestion des ressources ? 

Un logiciel de gestion des ressources soutient les entreprises de toute envergure dans l’atteinte de leurs objectifs opérationnels. Ces outils proposent une version beaucoup plus élaborée qui aide à gérer d’une main de fer tous les moyens matériels et humains d’une organisation. Grâce à une vision intégrale des ressources, le logiciel de gestion octroie une analyse détaillée des besoins, aussi bien en termes de moyens matériels que de compétences humaines. 

L’avantage ? Vous bénéficiez ainsi d’une vue panoramique sur votre entreprise à travers une interface conviviale. Du haut de votre tour de contrôle numérique, non seulement vous avez une vision claire de votre patrimoine matériel (inventaire permanent, gestion des stocks, géolocalisation, planification de la maintenance, …), mais aussi sur d’autres dimensions plus stratégiques telles que les ressources humaines.

De manière plus concrète, un outil de gestion tout-en-un vous donne le pouvoir de : 

  • Réaliser facilement une prise d’inventaire permanente,
  • Mettre à jour les informations sur un actif à tout moment grâce à un scan code-barres, 
  • Contrôler les mouvements des actifs grâce à la technologie IoT et à la géolocalisation,
  • Suivre la performance des équipements tout au long de leur cycle de vie,
  • Planifier les maintenances en vue d’anticiper les pannes imprévues,
  • Gérer l’attribution des actifs auprès des employés et des projets,
  • Suivre les contrats de garantie ainsi que les qualifications nécessaires à l’usage de certains actifs.

La pertinence de ces plateformes peut aussi être jugée par leur capacité à gérer d’autres dimensions de l’entreprise. C’est d’ailleurs le cas de Timly, qui endosse également le rôle de logiciel de gestion des ressources humaines. De ce fait, il intervient pour : 

  • Collecter et enregistrer les dossiers numériques du personnel,
  • Archiver les documents importants tels que les contrats, permis, diplômes et certifications,
  • Gérer les compétences des collaborateurs et planifier des formations,
  • Enregistrer les signatures numériques de chaque employé.

Et puisque le capital matériel et humain de l’entreprise sont étroitement liés, l’usage d’un logiciel de gestion des ressources à portée systémique allège considérablement le travail des gestionnaires et favorise une communication transparente entre départements. 

Auteur

Olivier NIEL

Enthousiaste des domaines de l’innovation et des ressources humaines, Olivier Niel partage son expertise à travers des articles dynamiques sur notre blog.

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