Logiciel de gestion des compétences : un outil efficace pour dynamiser le pôle RH ?

Connaissez-vous réellement vos collaborateurs ?

Si la réponse à cette question peut sembler évidente dans une TPE, le sujet est éminemment plus complexe dans les PME ou encore les ETI et autres grands groupes. Il ressort d’ailleurs de l’étude de France Stratégie que seules 25 % des entreprises ont une approche systématique de la gestion des compétences (1).Pourtant, être conscient du capital humain de votre organisation est un atout capital pour mobiliser vos ressources au bon moment et au bon endroit. Optimiser la gestion RH permet entre autres de proposer :- une offre de formation professionnelle adaptée, – d’anticiper les besoins stratégiques de l’entreprise- d’augmenter le taux de rétention des talents.Si tous les gestionnaires RH ont clairement conscience des enjeux liés à la gestion des compétences, concrètement sur le terrain, il est presque impossible d’accorder suffisamment de temps à la gestion des ressources humaines.Car oui, vous avez des objectifs à atteindre.Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez comment un logiciel de gestion des compétences peut transformer ce combat de titans en un remake de David contre Goliath. 

Comment optimiser la gestion des compétences dans votre entreprise ?

La gestion des compétences est l’une de ces tâches délicates et cette dernière implique des outils adaptés.

Le département RH se doit de connaître précisément les compétences de l’entreprise.

Ce diagnostic permet d’identifier les compétences à développer via la formation professionnelle ou via le recrutement de profils pertinents. Pour cela, vous avez besoin d’un référentiel de compétences.

La gestion des ressources humaines (GRH), c’est comme le gouvernail d’un bateau. Si elle est mal paramétrée, elle empêche le timonier d’aller dans la bonne direction. 

Vous devez donc :

  • conduire l’inventaire des compétences de votre entreprise,
  • regrouper les compétences en types,
  • créer des niveaux en assignant des critères pour chaque compétence,
  • construire une matrice…

Réaliser la gestion des compétences manuellement est une tâche qui peut se révéler incroyablement chronophage, voire contre productive.

Bien sûr, vous pouvez vous contenter d’un logiciel SIRH. Ce dernier vous aidera à fluidifier le management des compétences. Il vous faudra également un autre logiciel pour suivre vos actifs. Enfin vous devrez réaliser un dernier investissement afin de créer une passerelle entre les deux pôles et automatiser la gestion de votre organisation. 

Vous en conviendrez, un système tout-en-un est plus simple à implémenter et moins coûteux.

Le logiciel de gestion des ressources humaines : un outil incontournable ?

Un système intelligent pour répartir les tâches

Le logiciel de gestion des compétences permet de créer plus rapidement la matrice dont vous avez besoin pour centraliser le suivi de vos ressources. Avec une solution SaaS comme Timly par exemple, vous avez accès à un module de gestion du personnel et à un module axé sur la gestion d’inventaire… Et les deux peuvent être interconnectés.

Il est alors possible de définir des paramètres d’utilisation pour tous les équipements professionnels de l’entreprise. Si vous indiquez dans le profil du mélangeur de gaz médicaux B10 qu’il faut la compétence « master en chimie » pour l’utiliser, seuls les employés qui ont ce diplôme pourront s’en servir.

Par ailleurs, ce système de gestion RH permet d’assigner de façon nominative des actifs à vos collaborateurs selon les besoins de l’entreprise. Ils peuvent non seulement s’en servir durant toute la période d’assignation, mais aussi actualiser en temps réel les informations liées à leur état.

En cas de dysfonctionnement, il suffit de scanner le QR code apposé sur le véhicule, l’outil ou la machine concernée pour notifier l’anomalie au responsable.

Une aide précieuse pour la gestion des formations

Ah, la formation professionnelle. De nombreuses entreprises sous-estiment son importance et elles en font vite les frais.

Selon une étude statistique publiée par Zavvy, 1 employé sur 3 considère que les processus de formation de son entreprise sont obsolètes. Par ailleurs, dans 41 % des cas, le manque de développement de carrière et d’avancement est la principale cause de démission entre avril 2021 et avril 2022 (2).

La rétention des talents passe donc par une stratégie optimale de formation professionnelle. Et c’est le principal point fort du logiciel de gestion des compétences.

Avec un système comme Timly, il est possible de créer un profil numérique pour chaque employé et d’y renseigner ses :

  • certificats, instructions et autorisations,
  • compétences techniques, managériales et personnelles,
  • carences professionnelles et besoins de formation.

En plus de faciliter la gestion des diplômes, le logiciel spécialisé permet de planifier, d’organiser et de dispenser des formations qui cadrent avec les besoins de votre entreprise. Autrement dit, vous numérisez le département RH pour prendre des décisions proactives dans la gestion de votre capital humain.

Une diversité de fonctionnalités pour optimiser la gestion d’inventaire

La gestion des compétences est un casse-tête de tous les instants. Le département RH doit néanmoins automatiser au maximum ce processus pour se consacrer à répondre aux besoins du personnel. Créer une alchimie entre la gestion des compétences et la gestion d’inventaire est l’objectif affiché par la plupart des entreprises modernes.

Avec un logiciel de gestion d’inventaire, vous pouvez gérer plus simplement le flux de données lié à vos actifs et à votre personnel grâce au système de code-barres. Il est désormais possible d’accéder en tout lieu et à tout moment à la base de données de l’entreprise à partir d’un smartphone, d’un ordinateur ou d’une tablette.

Grâce à cet outil moderne, vous pouvez :

  • cartographier les départements, les localisations et les actifs,
  • identifier très vite les employés ayant les compétences spécifiques à un projet,
  • identifier les carences de votre organisation en matière de compétences,
  • connaître avec précision l’état de vos stocks.

Nul doute qu’avec une vision à 360° sur vos actifs et la possibilité offerte à chaque employé d’actualiser les données des équipements qu’il utilise, la gestion d’inventaire devient vite un jeu d’enfant.

Une protection optimale des données sensibles

Les dossiers numériques du personnel sont une véritable mine d’informations sensibles. Compétences des employés, appareils utilisés, certificats… Les données liées à la fréquence d’utilisation de vos actifs, à leur état et à leur nature sont confidentielles. La gestion des compétences implique une sécurisation optimale de ces renseignements pour qu’aucune personne non autorisée ne puisse recevoir ni consulter ces dossiers.

Les logiciels de gestion des compétences basées sur le cloud offrent une solution pertinente à cette problématique. En plus de stocker vos données sur des serveurs sécurisés et régulièrement mis à jour, un système comme Timly propose un hébergement totalement conforme au RGPD.

Vos données sont uniquement disponibles pour vous et pour vos collègues dans la limite de leurs autorisations.

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Conclusion : à quoi sert réellement un logiciel de management des compétences ?

La gestion des compétences est un marathon au cours duquel vous devez trouver votre rythme pour franchir la ligne d’arrivée. Sans une bonne préparation, des outils adéquats et une vision à long terme, vous allez non seulement dépenser beaucoup d’argent, mais aussi perdre énormément de temps à jongler entre les ressources humaines et le reste de vos actifs.

C’est un défi complexe, mais qui pourtant peut être facilement simplifié.

Les logiciels d’inventaire comme celui de Timly permettent d’automatiser ce processus pour renforcer la répartition des tâches, améliorer le recrutement et dynamiser la formation professionnelle. Le module de gestion d’actif est la cerise sur le gâteau pour réduire les pertes et pannes d’équipement d’environ 75 %. 

Sources :

  1.  Les clés du social/L’insuffisante pratique de la gestion des compétences par les entreprises
  2.  Zavvy/26 Statistiques sur le développement des employés que vous devez connaître en 2023

Auteur

Olivier NIEL

Enthousiaste des domaines de l’innovation et des ressources humaines, Olivier Niel partage son expertise à travers des articles dynamiques sur notre blog.

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