One to One : Clé de la Réussite Manager-Collaborateur.

Dans notre ère numérique, l’importance d’une communication interpersonnelle authentique ne saurait être sous-estimée. Le « one to one » entre manager et collaborateur émerge comme une solution unique, combinant les avantages de la technologie avec l’authenticité des relations humaines. Cette combinaison peut-elle vraiment transformer les entreprises d’aujourd’hui ? Plongeons dans cet univers.

Qu’est-ce que le one to one ?

Le « one to one » est souvent perçu comme une boussole dans le monde complexe des interactions professionnelles. C’est bien plus qu’un simple tête-à-tête. C’est une alchimie entre le manager et le collaborateur, où la transparence et la confiance sont au cœur de chaque échange.

L’origine du « one to one » repose sur la prise de conscience que, dans l’environnement de travail moderne, la valorisation individuelle est cruciale pour une productivité et un épanouissement accrus. C’est un équilibre entre le formel et l’informel, où les barrières hiérarchiques sont temporairement mises de côté pour laisser place à une communication ouverte.

Le « one to one » transcende la simple discussion de performance. Il englobe également le développement professionnel, les aspirations de carrière, et même les préoccupations personnelles qui peuvent affecter le travail. Les managers et les leaders avisés reconnaissent que chaque individu est une somme de ses expériences, ambitions et défis. Cet échange est une opportunité d’approfondir cette compréhension.

Dans le paysage professionnel où le multitâche est roi et où les réunions peuvent souvent sembler superficielles, le « one to one » se démarque comme une bouffée d’air frais. Il est spécifiquement conçu pour être un espace de réflexion, loin des distractions et des urgences quotidiennes. C’est un moment où le collaborateur se sent prioritaire, et où le manager peut véritablement s’immerger dans la perspective unique offerte par chaque membre de son équipe.

Alors que les réunions d’équipe abordent des objectifs globaux et des mises à jour de projet, le « one to one » est une fenêtre sur l’individu. Il donne un aperçu des motivations, des incertitudes et des aspirations qui, autrement, pourraient rester cachées. Dans une ère où l’intelligence émotionnelle est hautement valorisée, le « one to one » est l’outil ultime pour les managers cherchant à établir des connexions profondes et authentiques avec leur équipe.

À quoi sert le one to one ?

Le « one to one » est une tradition dans la gestion contemporaine qui sert plusieurs objectifs essentiels, chacun étant intrinsèquement lié à la réussite de l’individu et, par extension, de l’organisation entière.

  • Amélioration continue : Dans un monde professionnel en constante évolution, la stagnation équivaut à un recul. Le « one to one » fournit une plateforme pour identifier les domaines de croissance. Le manager peut ainsi fournir des ressources et des opportunités de formation spécifiques pour combler les lacunes et renforcer les compétences existantes.
  • Réduction du turnover : L’une des principales raisons pour lesquelles les employés quittent une organisation est le sentiment de ne pas être valorisés ou entendus. Le « one to one » combat directement ce sentiment. Il donne aux collaborateurs un canal direct pour exprimer leurs préoccupations, leurs aspirations et même leurs frustrations, en sachant qu’ils sont écoutés attentivement.
  • Clarification des objectifs et des attentes : Bien que les réunions d’équipe puissent établir des objectifs globaux, le « one to one » est l’occasion d’adapter ces objectifs à l’individu. Quelles sont les responsabilités spécifiques du collaborateur ? Comment sa contribution s’intègre-t-elle dans la vision plus large ? Ces nuances sont mieux abordées dans un cadre individuel.
  • Renforcement de la relation manager-collaborateur : Au-delà des tâches et des objectifs, le « one to one » sert à renforcer la relation humaine entre le manager et le collaborateur. Il crée un espace où les deux parties peuvent se montrer vulnérables, honnêtes et ouvertes, jetant les bases d’une confiance mutuelle.
  • Anticipation des problèmes : Dans le tourbillon des activités quotidiennes, certains défis peuvent passer inaperçus jusqu’à ce qu’ils deviennent de véritables problèmes. Grâce au « one to one », les managers ont l’opportunité d’identifier et d’aborder ces petits défis bien avant qu’ils ne s’aggravent.
  • Reconnaissance et motivation : Dans un « one to one », un manager peut reconnaître spécifiquement les réalisations d’un collaborateur, le motivant ainsi à persévérer et à viser l’excellence. Cette reconnaissance personnalisée a souvent un impact plus fort que la reconnaissance en groupe.

Pourquoi mettre en place le one to one ?

L’émergence et la popularité croissantes du « one to one » ne sont pas un simple hasard. Dans un monde où la technologie a transformé notre manière de communiquer, le besoin de connections humaines authentiques n’a jamais été aussi crucial. Le « one to one » répond à ce besoin en apportant de multiples avantages à la fois pour le manager, le collaborateur et l’organisation dans son ensemble.

  • Humanisation du lieu de travail : Dans un contexte professionnel de plus en plus numérisé, le « one to one » sert de rappel que derrière chaque courriel, chaque tâche et chaque projet se trouve un individu avec ses émotions, ses préoccupations et ses ambitions. En établissant un temps dédié pour ces échanges intimes, on reconnaît et valorise l’humanité de chaque membre de l’équipe.
  • Compréhension approfondie : Les managers ont l’opportunité de mieux comprendre les forces, faiblesses, aspirations et défis de chaque collaborateur. Cela conduit à une meilleure affectation des rôles et à une allocation optimisée des ressources.
  • Prévention proactive : Plutôt que de réagir à des problèmes une fois qu’ils sont apparus, le « one to one » permet une approche préventive. En identifiant les préoccupations à un stade précoce, il est possible d’intervenir avant qu’elles ne s’escaladent.
  • Renforcement de la culture d’entreprise : Un « one to one » régulier montre que l’entreprise valorise l’écoute active et la communication ouverte. Cela renforce la culture d’entreprise en promouvant des valeurs telles que le respect, l’ouverture et l’authenticité.
  • Engagement accru : Les collaborateurs se sentent plus engagés lorsqu’ils savent qu’ils ont une voix et qu’ils sont écoutés. L’engagement est directement lié à la productivité, à la réduction du turnover et à l’amélioration de la satisfaction des employés.
  • Favoriser la croissance personnelle : Les sessions « one to one » offrent un espace où les collaborateurs peuvent discuter ouvertement de leurs aspirations professionnelles, permettant aux managers de soutenir leur développement de carrière.
  • Décision éclairée : Avec une compréhension plus profonde des membres de leur équipe, les managers peuvent prendre des décisions plus éclairées concernant les promotions, les formations, et la direction générale de l’équipe.

Comment mettre en place l’entretien one to one en 3 étapes ?

L’efficacité d’une session « one to one » dépend en grande partie de la qualité de sa préparation, de sa mise en œuvre et de son suivi. Voici un développement approfondi des trois étapes essentielles pour garantir une interaction réussie :

Étape 1 : Préparation en amont

  • Établir un ordre du jour clair : Avant la réunion, établissez un ordre du jour précis. Cela peut inclure des points comme les performances récentes, les objectifs futurs, les feedbacks ou les préoccupations. L’ordre du jour devrait servir de guide pour la discussion, tout en laissant de la place pour les sujets imprévus.
  • Choisir un environnement adapté : Un « one to one » demande un espace où le collaborateur se sente en sécurité pour s’exprimer. Préférez un endroit calme, loin des distractions et où la confidentialité est assurée.
  • Se munir des outils nécessaires : Ayez à portée de main tout document ou outil qui pourrait être pertinent pour la discussion, qu’il s’agisse de rapports de performance, de plans de formation ou d’autres ressources.

Étape 2 : Communication et sensibilisation

  • Annoncer l’intention : Avant d’initier les « one to one », informez votre équipe de l’objectif de ces sessions. Expliquez leur importance et ce qu’elles peuvent attendre de ces entretiens. Une bonne communication préalable élimine les malentendus et les appréhensions.
  • Fixer les attentes : Assurez-vous que le collaborateur sait ce qui est attendu de lui lors de ces sessions. Cela inclut la préparation de ses propres points de discussion, la réflexion sur ses performances et ses aspirations futures.
  • Planification régulière : Pour maximiser l’efficacité, les « one to one » devraient avoir lieu à intervalles réguliers, qu’il s’agisse d’une fois par semaine, toutes les deux semaines ou une fois par mois. Une régularité prévisible permet une meilleure préparation des deux côtés.

Étape 3 : Suivi et ajustements

  • Documenter l’entretien : Après chaque « one to one », documentez les points clés discutés, les actions convenues et les domaines d’amélioration. Cela sert non seulement de référence pour les futurs entretiens, mais garantit également que les accords sont suivis.
  • Évaluation des sessions : Chaque « one to one » est une occasion d’apprendre. Demandez des retours à votre collaborateur sur l’efficacité de la session. Était-elle utile? Y avait-il des domaines d’amélioration?
  • Ajustements continus : Utilisez les retours pour apporter des améliorations continues à la structure, au contenu et à la méthode de vos « one to one ».

En somme, le « one to one » est un processus évolutif qui nécessite un engagement constant pour assurer qu’il reste pertinent, efficace et bénéfique pour les deux parties impliquées.

two men in suit sitting on sofa

Comment mener l’entretien one to one ?

Conduire un entretien « one to one » nécessite à la fois de la tactique et de l’empathie. Chaque session est une opportunité pour renforcer les liens, comprendre les défis et célébrer les victoires. Voici comment mener ces entretiens de manière efficace :

Ambiance de confiance :

  • Écoute active : Prêtez toute votre attention à ce que le collaborateur a à dire, sans l’interrompre. Laissez-le exprimer ses pensées avant de répondre. Cela montre que vous valorisez ses opinions.
  • Éviter les distractions : Assurez-vous que votre téléphone est en mode silencieux, et évitez de consulter vos mails ou d’autres distractions pendant l’entretien. Ceci montre que vous respectez le temps et les contributions de votre collaborateur.
  • Langage corporel ouvert : Une posture ouverte, un contact visuel et des gestes d’acquiescement peuvent aller loin pour instaurer une ambiance de confiance. Cela montre que vous êtes engagé dans la conversation.

Guidage de la conversation :

  • Commencez par les points positifs : Abordez d’abord les succès et les réalisations. Cela instaure un climat positif pour l’entretien et reconnaît les efforts du collaborateur.
  • Posez des questions ouvertes : Des questions telles que « Comment te sens-tu par rapport à… » ou « Quels défis as-tu rencontrés dans… » encouragent une discussion plus profonde et offrent une meilleure compréhension de la situation.
  • Feedback constructif : Lorsque vous abordez des domaines d’amélioration, faites-le de manière constructive. Proposez des solutions et demandez à votre collaborateur ses opinions sur comment il pourrait améliorer certaines situations.

Encouragement à la réflexion et à l’ouverture :

  • Invitez à l’auto-évaluation : Encouragez le collaborateur à évaluer lui-même ses performances. Cela peut donner des insights précieux sur son niveau d’autoconscience et ses aspirations.
  • Créez un espace pour les préoccupations et les aspirations : Assurez-vous que le collaborateur ait l’opportunité d’exprimer ses préoccupations, ses aspirations de carrière et tout autre sujet qu’il souhaite aborder.
  • Établissez des actions claires : À la fin de l’entretien, récapitulez les points clés discutés et définissez des actions ou des étapes suivantes. Cela assure que les deux parties sont sur la même longueur d’onde concernant les attentes et les responsabilités.

Clôture :

  • Remerciez le collaborateur : Terminez l’entretien en remerciant le collaborateur pour son temps, son honnêteté et sa contribution. Cela renforce la valeur que vous attachez à ces sessions et à votre relation avec lui.

Comment faire un bon one to one face à face ?

Les entretiens « one to one » face à face présentent des avantages uniques qui peuvent renforcer la connexion entre le manager et le collaborateur. Voici comment tirer le meilleur parti de ces interactions en face à face :

Choisir le bon environnement :

  • Lieu propice à la conversation : Optez pour un espace calme et privé, loin des distractions habituelles du bureau. Cela peut être une salle de réunion fermée, un espace de co-working, voire un café tranquille. La clé est de garantir que les deux parties se sentent à l’aise pour s’ouvrir.
  • Éliminer les distractions : Éteignez les notifications de votre téléphone, fermez les onglets inutiles sur votre ordinateur et mettez de côté tout ce qui n’est pas pertinent pour l’entretien.

Engager la conversation :

  • Commencer par le bien-être général : Avant de plonger dans les détails professionnels, demandez à votre collaborateur comment il va. Cette simple question montre que vous vous souciez de lui en tant qu’individu et pas seulement en tant qu’employé.
  • Utilisez le langage corporel à votre avantage : Un bon contact visuel, hocher la tête pour montrer que vous comprenez, et une posture ouverte peuvent tous contribuer à instaurer un climat de confiance et encourager l’ouverture.
  • Validez les sentiments et les perceptions : Si votre collaborateur partage une préoccupation ou un sentiment, validez-le. Même si vous n’êtes pas d’accord, le simple fait de reconnaître que vous avez entendu peut faire toute la différence.

Encouragez l’ouverture :

  • Posez des questions ouvertes : Ces questions, qui ne peuvent être répondus par un simple « oui » ou « non », encouragent une discussion plus approfondie. Par exemple, « Comment as-tu ressenti cette situation? » ou « Qu’est-ce qui te motive en ce moment? »
  • Laissez de la place pour le silence : Le silence peut être puissant. Il offre à votre collaborateur un espace pour réfléchir avant de répondre, ce qui peut mener à des insights plus profonds.
  • Écoutez activement : Cela va au-delà du simple fait d’entendre. Cela signifie comprendre la perspective de votre collaborateur, poser des questions pour clarifier, et refléter ce que vous avez entendu pour assurer une communication claire.

Clôture et prochaines étapes :

  • Définissez des actions claires : Après avoir discuté des défis, des réussites et des aspirations, établissez ensemble des étapes ou actions pour aller de l’avant.
  • Prenez des notes : Même si vous pensez vous souvenir de tout, notez les points clés après l’entretien. Cela sera utile pour le suivi et montre à votre collaborateur que vous prenez la session au sérieux.
  • Remerciez et planifiez la prochaine session : Exprimez votre gratitude pour le temps et les insights partagés. Et avant de conclure, fixez la date de votre prochain « one to one » pour montrer que vous vous engagez à poursuivre ces discussions.

Comment faire un bon one to one en meeting ?

L’ère digitale d’aujourd’hui a révolutionné la manière dont les entreprises fonctionnent, notamment en facilitant les communications à distance. Les « one to one » en format virtuel offrent de nouvelles opportunités, mais aussi de nouveaux défis. Voici comment maximiser l’efficacité de ces entretiens virtuels :

La préparation technique :

  • Connexion stable : Une connexion Internet robuste est cruciale pour éviter les interruptions. Conseillez à votre collaborateur de tester également sa propre connexion pour réduire les risques de déconnexion ou de mauvaise qualité audio/vidéo.
  • Choisir la bonne plateforme : Utilisez des outils qui sont familiers à vous et à votre collaborateur. Des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams ou Google Meet offrent une qualité vidéo/audio fiable. Assurez-vous que les deux parties sont à l’aise avec l’outil choisi.
  • Matériel approprié : Un bon casque peut grandement améliorer la qualité de l’audio. Si possible, utilisez une webcam de bonne qualité pour une meilleure visibilité.

Créer l’environnement idéal :

  • Arrière-plan professionnel : Même si l’entretien est virtuel, il est essentiel de maintenir un niveau de professionnalisme. Choisissez un arrière-plan neutre ou utilisez les fonctions d’arrière-plan virtuel que de nombreuses plateformes offrent.
  • Éclairage adéquat : Assurez-vous d’être bien éclairé, de préférence par une lumière naturelle. Évitez que la lumière ne vienne de derrière vous pour ne pas créer d’ombres sur votre visage.
  • Minimisez les distractions : Comme pour un « one to one » face à face, éliminez autant que possible les sources de distraction. Cela peut inclure de fermer d’autres onglets, de mettre son téléphone en mode silencieux et d’informer les autres membres du foyer de votre session pour éviter les interruptions.

Maximiser l’interaction :

  • Engagez visuellement : Bien que le langage corporel complet soit limité, le contact visuel, même via une caméra, peut créer un sentiment d’engagement. Regardez la caméra autant que possible pour donner l’impression que vous regardez votre collaborateur dans les yeux.
  • Utilisez des outils collaboratifs : Si vous souhaitez partager des informations, pensez à utiliser des outils comme le partage d’écran, les tableaux blancs virtuels ou les documents partagés pour rendre l’interaction plus dynamique.
  • Gardez un rythme naturel : En raison des délais de la technologie, assurez-vous de laisser un moment après avoir posé une question ou fait un commentaire, pour donner à votre collaborateur le temps de répondre.

Clôture et feedbacks :

  • Recueillir des commentaires : Après votre « one to one », demandez à votre collaborateur comment il a trouvé l’expérience virtuelle et s’il y a des améliorations à apporter pour les sessions futures.
  • Planifiez la prochaine rencontre : Comme pour tout entretien, montrez votre engagement envers le processus en planifiant la prochaine session à la fin de l’actuelle.

En fin de compte, la clé d’un « one to one » réussi, qu’il soit en face à face ou virtuel, réside dans la préparation, l’engagement et l’authenticité. Avec les bons outils et la bonne attitude, même un meeting virtuel peut se sentir aussi intime et productif qu’une rencontre en personne.

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Conclusion

Le concept de « one to one » a gagné une place essentielle dans le paysage professionnel contemporain, non seulement en tant qu’outil de gestion, mais également comme pilier de la culture d’entreprise. Ces sessions intimes entre managers et collaborateurs transcendent les simples mises à jour sur les tâches et les performances. Elles deviennent des ponts solides construits sur la confiance, la transparence et le respect mutuel.

En réalité, dans le tumulte incessant des entreprises actuelles, les moments de calme réflexion et d’interaction intentionnelle, comme ceux offerts par les « one to one », sont rares. Ces instants précieux offrent une opportunité d’approfondir les relations professionnelles, d’aligner les objectifs personnels et organisationnels, et de célébrer les réalisations individuelles.

Le « one to one » n’est pas qu’une simple routine administrative. Il s’agit d’une stratégie de leadership proactive qui reconnaît la valeur individuelle, tout en encourageant le développement professionnel et personnel. Dans un monde où la technologie a souvent éclipsé les interactions humaines authentiques, ces sessions rappellent l’importance de la connexion interpersonnelle et l’impact qu’elle peut avoir sur la motivation, l’engagement et finalement, sur le succès de l’entreprise.

Alors que nous nous dirigeons vers un avenir de travail de plus en plus hybride, les compétences nécessaires pour mener des « one to one » efficaces, qu’ils soient en face à face ou virtuels, seront de plus en plus sollicitées. Les leaders et les gestionnaires qui adoptent et maîtrisent cette pratique seront mieux placés pour encourager, guider et inspirer leurs équipes dans les défis et les opportunités qui se présenteront.

Auteur

Olivier NIEL

Enthousiaste des domaines de l’innovation et des ressources humaines, Olivier Niel partage son expertise à travers des articles dynamiques sur notre blog.

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