Dans le monde professionnel, il est fréquent d’envoyer des emails et de ne pas recevoir de réponse. Cette situation peut être frustrante, surtout lorsque vous attendez un retour pour avancer dans un projet ou conclure un accord. Relancer un mail est une compétence essentielle qui peut vous aider à obtenir les réponses dont vous avez besoin. Ce guide vous propose des stratégies pratiques et efficaces pour relancer vos interlocuteurs sans paraître insistant ou peu professionnel.
La relance par email doit se faire de manière réfléchie. Il est important de garder en tête plusieurs éléments, comme le bon timing, le ton approprié et le contenu de votre message. Parfois, il suffit d’un rappel amical pour que votre email soit remarqué et traité. De plus, apprendre à gérer vos ingrédients de relance peut grandement améliorer vos chances d’obtenir une réponse rapide.
En gardant cela à l’esprit, explorons ensemble les clés pour relancer un email efficacement tout en maintenant une communication professionnelle.
Connaître le bon moment pour relancer
Le timing est crucial lorsque vous pensez à relancer un email. Si vous relancez trop tôt, cela peut donner l’impression que vous êtes impatient, tandis que ne pas relancer assez tôt peut vous faire rater l’occasion d’obtenir une réponse. En général, il est conseillé d’attendre entre 48 heures et une semaine après l’envoi de votre premier email pour faire votre relance.
Pour déterminer le bon moment, prenez en compte plusieurs facteurs. Si votre demande est urgente ou liée à une échéance imminente, il peut être approprié de relancer plus rapidement. D’un autre côté, si votre interlocuteur est connu pour être occupé, accordez-lui peut-être un peu plus de temps avant de relancer. Vous pourriez également considérer le jour de la semaine ; les lundis et vendredis sont souvent plus chargés, ce qui pourrait affecter la chance d’une réponse.
Établir un rappel après l’envoi initial
Pour faciliter vos relances, envisagez de mettre en place un système de rappels. Utiliser des outils comme les logiciels de gestion de tâches ou vos calendriers numériques peut vous aider à suivre vos emails en attente de réponse. Vous pouvez marquer les dates où vous avez envoyé un email avec une alerte pour revenir à votre boîte de réception et vérifier si vous avez reçu une réponse. Cela peut augmenter votre efficacité dans la gestion de vos communications.
Rédiger un mail de relance efficace
La manière dont vous rédigez votre mail de relance peut influencer la réponse que vous obtiendrez. Voici quelques points clés à prendre en compte lors de la rédaction de votre message :
- Soyez clair et concis : Évitez de répéter le contenu de votre premier email. Rappelez simplement le sujet traité et mentionnez que vous attendez une réponse.
- Utilisez un ton amical : Adoptez un ton décontracté mais respectueux. Cela aidera à rendre votre relance moins intrusive.
- Agrémentez votre message : Si possible, faites référence à quelque chose de personnel que vous avez discuté précédemment. Cela montre que vous portez un intérêt authentique à votre interlocuteur.
- Terminez avec une question : Cela invite à répondre et encourage la personne à prendre action par rapport à votre relance.
Exemple : « Bonjour [Nom], j’espère que vous allez bien ! Je me demandais si vous aviez eu le temps de regarder mon précédent message concernant [sujet]. J’attends votre retour avec impatience. Merci d’avance ! »
Ajuster votre approche en fonction de l’interlocuteur
Différentes personnes requièrent des approches diverses. Selon la relation que vous avez avec votre interlocuteur, vous devrez ajuster votre style de communication. Par exemple, une relance à un collègue proche pourra être plus décontractée qu’une relance à un client important.
Pensez également aux préférences de communication de la personne. Certaines personnes préfèrent des interactions formelles, tandis que d’autres sont plus à l’aise avec une approche directe. Vous pouvez également tenir compte du secteur d’activité de la personne ; des environnements créatifs peuvent privilégier des approches plus informelles alors que des domaines juridiques ou financiers peuvent nécessiter plus de formalités.
Utiliser des outils pour optimiser vos relances
Il existe plusieurs outils qui peuvent faciliter la gestion de vos relances. Des applications de gestion d’emails comme Boomerang ou FollowUpThen vous permettent de programmer des rappels pour votre suivi, ainsi que d’envoyer des emails à un moment précis.
En plus de ces outils dédiés, certaines fonctionnalités comme le suivi des ouvertures (par des plugins) permettent de savoir si votre email a été ouvert par le destinataire. Cela vous donne des informations supplémentaires sur quand il pourrait être approprié de relancer.
Enfin, des outils de gestion de projet peuvent également s’avérer utiles. Utiliser des logiciels comme Trello ou Asana pour intégrer vos relances dans un système de gestion des tâches permet de garder une vue d’ensemble sur vos communications et d’optimiser votre temps.
Gérer le stress lié aux relances
Il est courant de ressentir de l’anxiété avant de relancer un email. Cette anxiété peut provenir de la peur du rejet ou de la crainte d’ennuyer la personne. Apprendre à gérer son stress peut améliorer cette expérience.
Prendre quelques minutes pour se recentrer avant d’envoyer votre relance peut s’avérer bénéfique. Des techniques comme la méditation ou la respiration profonde peuvent aider à apaiser vos pensées. En outre, rappelez-vous que relancer est une partie normale de la communication professionnelle, et que la plupart des gens comprennent que parfois, des emails peuvent être perdus ou oubliés.
Pratiquer l’assertivité dans vos relances
Être assertif dans votre communication est essentiel pour obtenir une réponse. N’ayez pas peur d’exprimer clairement votre besoin de retour d’information. Utilisez des phrases telles que : « J’apprécierais beaucoup votre retour sur ce sujet avant [date] afin que nous puissions avancer. » Cela montre que vous prenez au sérieux votre requête.
En faisant preuve d’assertivité, vous respectez également le temps de l’autre personne. Cela démontre que vous êtes professionnel et que vous êtes conscient des enjeux. Adopter cette méthode peut améliorer vos chances de réponse tout en établissant une communication respectueuse et mutuellement bénéfique.
