Comment organiser les réunions des commerciaux en 2021

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Comment organiser des réunions et des conférences ?

Malgré le fait que l’organisation de conférences change constamment, il y a quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit lorsqu’il s’agit d’animer efficacement t réussi et productif.

Une de ces pratiques consiste à s’assurer que les réunions sont programmées au moins 24 heures à l’avance pour les participants à distance, ainsi que pour les participants en physique. Une autre pratique consiste à informer tous les participants de l’ordre du jour de la réunion.

 

 

Tenir des réunions si elles sont nécessaires

Lorsqu’il y a une réunion, il est important de s’assurer que seuls les sujets nécessaires sont abordés et s’ils n’ont pas besoin d’être assistés, ils doivent être ignorés. C’est généralement une perte de temps, sauf si d’autres tâches commerciales doivent être traitées.

Une réunion peut être bénéfique lorsqu’elle aboutit à une décision concrète ou lorsqu’elle permet à l’équipe de grandir ensemble. Cependant, les réunions ne devraient pas prendre trop de temps car elles sont une distraction du travail qui doit être fait.

Nous devons noter qu’il n’y a pas de règle précise sur la fréquence à laquelle les groupes de personnes doivent se rencontrer ou sur le type de réunions qu’ils devraient avoir, mais il existe des directives pour créer des réunions productives.

 

L’ordre du jour de la réunion

L’établissement d’un ordre du jour pour les réunions est important afin de s’assurer que chacun a suffisamment de temps pour discuter correctement de ses tâches et que la réunion ne dure pas trop longtemps. Cela nous aide également à éviter de nous enliser dans des discussions non pertinentes.

Les sections ci-dessous vous aideront à établir l’ordre du jour de la réunion pour un secteur ou un type d’entreprise spécifique :

 

Avoir une liste de personnes affectées à la réunion.

Il est important d’affecter des personnes à une réunion, afin que différents sujets soient abordés et que personne ne s’ennuie ou ne soit surmené. Cela permet également à chacun de s’impliquer et de poser des questions s’il en a.

Une assemblée générale doit comprendre :

– Une personne qui peut demander au groupe ce qu’il veut accomplir et comment

– Une personne ayant une expertise dans la planification et la budgétisation du projet

– Une personne qui prendra note de tout ce qui se dit lors de la réunion

– Un coordinateur ou facilitateur de la réunion

Respectez l’ordre du jour

Les réunions peuvent être un mal nécessaire. Vous devez respecter l’ordre du jour, vous présenter à l’heure et faire le travail en temps opportun.

Lorsque vous êtes en réunion, il est important de respecter le temps des autres et de ne pas en abuser. Il est également important de ne pas parler pendant les présentations, de prendre des notes pendant les présentations ou de sortir votre téléphone.

En général, les réunions doivent être aussi brèves que possible tout en atteignant l’objectif visé.

Comment rédiger un compte rendu d’une réunion ?

L’ordre du jour est une liste de sujets ou d’événements dont vous discuterez lors de votre réunion. Il peut également être utilisé pour résumer les points de discussion qui doivent être traités et l’ordre dans lequel ils doivent être discutés.

L’ordre du jour aide les participants à la réunion à mieux comprendre ce qui se passe et ce qu’ils doivent faire. Cela permet également d’éviter toute confusion avec les nouveaux membres du groupe.

 

Chaque réunion a un plan et un objectif.

La première étape de la rédaction de l’ordre du jour consiste à déterminer l’objectif principal de la réunion. Par exemple, une réunion marketing serait centrée sur les campagnes marketing, tandis que les réunions stratégiques ont des objectifs axés sur le changement à l’échelle de l’entreprise.

Ensuite, il est important d’écrire vos objectifs pour cette réunion sous forme de puces afin de vous assurer que vous couvrez tous les éléments nécessaires. Vous devez également noter tous les éléments d’action (ou étapes d’action) qui doivent se produire en raison du succès de cette réunion et d’autres informations importantes telles que qui doit y assister et à quelle heure. Cela aidera à s’assurer que chacun est conscient de ses responsabilités dans cette conversation et de ce qu’il doit faire à chaque étape de celle-ci.

Un ordre du jour ne doit pas contenir plus de 12 points ou moins s’il s’agit d’une réunion du conseil d’administration, car cela aidera à garder l’accent de la réunion sur ce qui est pertinent pour la discussion et à ne pas perdre de temps sur des sujets non pertinents.

 

Créer un ordre du jour pour une réunion ne consiste pas seulement à savoir quels sujets aborder et qui y assistera. Cela implique également de réfléchir à la logistique de la réunion, par exemple qui prendra des notes et ce qu’ils doivent faire pendant celle-ci.

Voici les étapes d’une réunion :

– Rassemblement – C’est à ce moment que tout le monde se rassemble et prend place. En général, c’est à ce moment-là que les présentations sont faites et que quelqu’un commence la réunion avec une déclaration d’ouverture.

– Clarification – C’est ici que tous les participants partagent toutes les questions ou préoccupations qu’ils pourraient avoir sur ce qui va se passer lors de la réunion. L’animateur de la réunion peut avoir besoin de fournir des informations supplémentaires ou de demander des éclaircissements aux autres participants sur certains points afin de s’assurer que tout le monde les comprend.

– Discuter – Cette étape est celle où les gens commencent à avoir plus de participation et d’emulation.

N’oubliez pas de respecter l’horaire des réunions

Les horaires de réunion sont importants sur le lieu de travail. Il est de votre responsabilité en tant que manager de vous assurer que tout le monde sait quand et où se rencontrer. Limiter le temps passé hors du travail est un excellent moyen d’assurer la productivité et la satisfaction des employés au travail.

Chaque équipe a un calendrier de réunions établi pour elle par son manager, alors n’ayez pas peur de demander de l’aide si vous vous trouvez en difficulté avec cette tâche.

 

Les réunions doivent être pour le travail, sans distractions

Pour beaucoup, les réunions sont un moment où la créativité et la productivité sont au premier plan. Cependant, les distractions sont inévitables. Les perturbations peuvent vous empêcher de vous concentrer et vous donner l’impression de perdre votre temps.

La clé pour garder la réunion ciblée est d’être organisée avec une hiérarchie de tâches de réunion à portée de main. De cette façon, il est facile de rester sur la bonne voie pour ce qui doit être fait sans se soucier des distractions provenant de l’extérieur de la salle de réunion.

Étant donné que chaque réunion est différente quant à la façon dont elle doit être menée, il est judicieux d’avoir des stratégies différentes pour chaque situation afin que vous puissiez optimiser votre productivité et votre créativité dans toutes les réunions de votre vie professionnelle quotidienne.

Créer un engagement et une participation active

La réunion est l’une des parties les plus cruciales de la conférence et elle est couramment utilisée pour atteindre certains objectifs. Cependant, il existe quelques directives simples qui peuvent vous aider à rendre la réunion plus attrayante et productive.

Vous devez considérer deux choses principales – quel est l’objectif de cette réunion et comment voulez-vous vous assurer que tout le monde y participe ? L’objectif peut être quelque chose comme avoir une discussion informelle ou créer un changement.

La première chose que vous devez faire est de décider si cette réunion sera structurée ou non structurée. Les réunions structurées ont tendance à avoir des objectifs clairs, tandis que les réunions non structurées sont plus ouvertes et permettent aux orateurs d’exprimer librement leurs idées sans objectif particulier en tête.

 

En créant un engagement et une participation active pendant la réunion, vous pouvez vous assurer que les gens écoutent et réfléchissent à votre point de vue.

Les lignes directrices suivantes créeront un engagement et une participation active au cours de la réunion.

1) Réunion participative

Commencez par une question ou une déclaration ouverte. Les gens seront plus enclins à donner leur avis lorsqu’ils sauront ce qu’on attend d’eux.

2) Mises en situation

Utilisez des faits ou des expériences personnelles pour étayer votre point de vue. Ces types de déclarations encouragent les gens à participer à la conversation, car ils sont pertinents pour tout le monde dans la pièce.

 

3) Donner la parole par un tour de table.

Prévoyez du temps pour que chaque participant parlent entre eux de ce qu’ils pensent du sujet avant de passer à la question ou à la déclaration suivante. En faisant cela, cela donne à chacun la possibilité de partager ses pensées et ses sentiments sans se sentir pressé de donner son avis immédiatement et d’avoir une équipe motiver après la réunion.

Lorsqu’il est temps de fermer une réunion, plusieurs options s’offrent à vous. Vous pouvez utiliser le formel « Merci pour votre temps » et « veuillez me faire savoir si je peux vous aider », ce qui est une bonne option lorsque vous souhaitez conclure quelque chose qui n’est pas une urgence. Vous pouvez également utiliser l’expression plus décontractée « C’était bien de parler avec vous », qui convient généralement au début ou à la fin d’une réunion.

La façon la plus courante pour les gens de clôturer les réunions est de dire « Merci, à la prochaine ! » Cette phrase signifie qu’ils ont terminé et qu’ils ont hâte de revoir le groupe très bientôt. Ce n’est pas forcément la fin de leur implication dans le groupe, mais cela veut dire que leur travail sera fait en ce moment.

Il existe différentes manières de clôturer une réunion. Certaines personnes clôturent les réunions en disant « avant la pause pour aujourd’hui » ou « merci beaucoup d’être venus ». Cependant, le moyen le plus efficace est de poser une question ouverte et de donner quelques exemples de ce que vous voulez dire.

La conclusion d’une reunion

Les clôtures sont une partie essentielle de chaque réunion. Il est important d’établir un sentiment de clôture qui permet à chacun de se sentir satisfait de la réunion et de donner le ton pour les réunions futures.

Comme l’a déclaré Harvard Business Review,”une bonne façon de terminer une réunion est de partager ce que chaque personne a appris de l’expérience”

Heather a mentionné que l’une de ses fermetures préférées était”Je vous verrai demain”. Cela lui permet de dire au revoir et de s’assurer que tout le monde sait vraiment quand elle sera disponible la prochaine fois.

“Merci à tous d’être venus aujourd’hui”

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