La communication d’entreprise est importante pour transférer des informations et des données précieuses d’une personne à une autre, au sein ou à l’extérieur d’un lieu de travail. Il aide les employés et les partenaires commerciaux à rester informés.
Une telle communication consiste généralement en des e-mails, des propositions et des plans d’affaires. Ce n’est un secret pour personne, ces rédactions doivent être parfaites puisqu’elles sont utilisées dans un contexte professionnel. S’ils ne sont pas à la hauteur, cela peut conduire à une ambiguïté et à une baisse de productivité des employés.
Cela dit , une façon de perfectionner et d’améliorer l’efficacité de la communication d’entreprise consiste à résumer et à reformuler . Nous allons discuter en détail de ce que sont ces deux éléments et de la manière dont ils peuvent améliorer la communication écrite au sein d’une entreprise. Pour votre commodité, nous avons divisé l’ensemble de ce blog en deux sections. Commençons par résumer.
Qu’est-ce que résumer ?
La synthèse est le processus consistant à prendre un morceau de texte plus long et à le raccourcir. Cela se fait généralement en combinant les points principaux du texte et en ignorant toutes les informations inutiles.
Il existe deux manières principales de résumer un texte : manuellement et en utilisant des outils en ligne. Le résumé manuel comprend :
- Lire le texte et en souligner les points clés.
- Combiner les points.
En revanche, résumer avec un outil en ligne comme Summarizer.org est plus simple, il vous suffit de lui fournir le texte que vous souhaitez résumer, et il le fera en un instant.
Une fois le résumé expliqué, il convient de mentionner qu’il existe plusieurs façons d’améliorer la communication commerciale écrite. Discutons-en maintenant en détail.
Comment le résumé peut-il améliorer vos communications professionnelles ?
Voici les façons dont le résumé peut améliorer les communications commerciales écrites.
- En apportant de la concision
Résumer peut aider à maintenir la concision dans les communications commerciales écrites. Cela peut mieux vous permettre de garder ces articles précis et sans fioritures.
Étant donné que l’objectif principal des communications professionnelles, en particulier des courriels, est de tenir les employés et les investisseurs informés et de leur fournir des instructions en cas de besoin, la concision est importante. Cela augmentera l’efficacité de vos communications et les lecteurs comprendront l’objectif rapidement et facilement.
Ils n’auront pas besoin de parcourir de gros documents de communication, ce qui peut également entraîner une augmentation de la productivité des employés.
- En améliorant la cohérence de la communication
La cohérence est également améliorée dans les communications commerciales écrites grâce aux résumés. En fournissant aux lecteurs uniquement les informations clés, vous garantissez que le message principal est transmis de manière cohérente à travers les différents canaux de communication et aux différentes parties prenantes.
De plus, lorsque plusieurs parties sont impliquées dans la communication d’entreprise, la synthèse garantit que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cela aide à aligner la compréhension du point principal et des objectifs, réduisant ainsi les malentendus et garantissant la cohérence des interprétations.
Cela nous amène à la fin de la première section de ce blog. Parlons maintenant du reformulant : de quoi il s’agit et comment il peut améliorer vos communications professionnelles.
Qu’est-ce que le reformulant ?
Le reformulant fait référence au fait d’exprimer quelque chose d’écrit avec vos propres mots, essentiellement pour améliorer sa clarté. Pour reformuler les communications commerciales écrites, vous devez suivre plusieurs techniques. Ils sont les suivants.
- Synonymisation : remplacer les mots complexes des textes de communication par leurs alternatives plus simples.
- Modification de la structure des phrases : Modification de la structure des phrases dans les rédactions de communication d’entreprise. c’est-à-dire voix active à voix passive.
- Casser et joindre des phrases : combiner deux phrases courtes pour en faire une plus longue et diviser une phrase plus longue en deux ou plusieurs phrases plus courtes dans la rédaction.
C’est ainsi que vous pouvez reformuler manuellement. De plus, vous pouvez également utiliser un outil en ligne comme Reformuleruntexte.io pour ce faire et gagner du temps. Le choix t’appartient.
Maintenant que vous savez ce qu’est le reformulant , discutons de la manière dont il peut améliorer vos communications professionnelles.
Comment Reformulant peut-il améliorer vos communications professionnelles ?
Voici comment le reformulant peut améliorer les rédactions destinées aux communications commerciales.
- En les rendant aussi clairs que possible
Une communication claire est importante sur le lieu de travail. L’ambiguïté et le langage trop complexe dans les textes de communication peuvent créer de la confusion parmi les employés, entraînant une diminution de la productivité.
Le reformulant permet d’éviter que cela ne se produise car il augmente essentiellement la clarté de votre écriture. Pour ce faire, il remplace le jargon technique et les mots complexes par des mots plus simples et modifie les phrases pour les rendre aussi simples que possible. Nous savons que nous avons déjà mentionné toutes ces choses, mais il était important de les mentionner à nouveau ici pour que vous puissiez comprendre.
Même si vous avez fait de votre mieux pour que tout soit clair en écrivant, il y a de fortes chances que ce ne soit pas le cas. Ainsi , les articles reformulants destinés à la communication commerciale sont toujours recommandés si vous n’êtes pas sûr du fait que vous les avez rendus absolument clairs pour les lecteurs.
- En obtenant un ton professionnel cohérent dans les communications
Étant donné que les communications doivent être effectuées sur le lieu de travail ou dans des lieux affiliés, elles doivent être rédigées dans un style et un ton professionnels. Non seulement cela, mais ce ton doit également être cohérent tout au long de l’écriture et ne doit pas basculer entre les deux.
Cela peut être difficile et ces éléments peuvent être négligés lors de la session d’écriture. Pour vous aider, vous pouvez écrire sans vous soucier du ton et reformuler le texte plus tard.
Reformulant garantit la cohérence du ton et du style, surtout si vous le faites avec un outil en ligne. En effet, la plupart des outils proposent plusieurs modes de reformulation qui permettent d’obtenir différentes tonalités d’écriture au cours du processus de reformulation . Même si vous le faites manuellement, vous pouvez simplement échanger des mots avec leurs alternatives professionnelles et votre rédaction de communication d’entreprise est prête à partir.
C’est ainsi que la communication d’entreprise peut être améliorée grâce à la synthèse et à la reformulation , ce qui mène à la fin de ce blog.
Derniers mots
Les communications commerciales écrites aident à transmettre des informations aux employés et aux partenaires et à les tenir informés. Puisqu’il s’agit d’une partie très importante du lieu de travail. Il est important qu’ils soient de la plus haute qualité. Résumer et reformuler peut vous aider à y parvenir. Dans cet article, nous avons expliqué ce que sont ces deux éléments et comment ils peuvent améliorer les rédactions destinées aux communications commerciales.
