Comment organiser une journée de formation ?

Comment organiser une journée de formation ?

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Vous souhaitez organiser une journée de formation pour vos collaborateurs ? Pas de panique ! 

De plus en plus d’entreprises choisissent d’effectuer une à deux fois par an une journée de formation pour leurs salariés. Entrainant de nombreux avantages, l’organisation de ce type d’événement n’est pas forcément évident puisqu’il demande du temps et du savoir-faire. 

Voici les différentes étapes pour organiser une journée de formation réussie. 

Définir les objectifs de l’événement 

La première étape dans l’organisation d’une journée de formation est de définir les objectifs de l’événement en amont. Ces objectifs peuvent être divers. Les entreprises optent pour une journée de formation pour que leurs associés développent une ou plusieurs compétences particulières mais aussi dans le but de leur apprendre un nouvel outil ou un nouveau concept. 

Le plus important est de bien définir les objectifs de cette journée afin de mettre en place tous les instruments pour y répondre au mieux. 

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Utilisez la méthode SMART pour définir vos objectifs

Les objectifs d’apprentissage sont les fondements de vos sessions de formation. Ceux-ci mettront en évidence les différentes connaissances et compétences que votre équipe acquerra en assistant à votre événement, mais plus important encore, les objectifs d’apprentissage doivent être choisis en fonction des besoins de votre entreprise et de ses employés. Plus vos objectifs sont clairs, plus la journée de formation sera conséquente. 

Pour ce faire, nous vous recommandons d’utiliser la méthode SMART pour des objectifs précis. S.M.A.R.T fait référence à : 

S = Spécifique

M = Mesurable

A = Ambitieux 

R = Réaliste

T = Temporel

Développer une ou plusieurs compétences

L’un des objectifs d’une journée de formation peut être de développer une ou plusieurs compétences. En effet, la majorité des entreprises grandissent et acquiert de nouvelles compétences que les employés doivent développer. Cela peut être dû à des innovations ou autres. Il est ainsi primordial que les employés soient formés sur ces nouveautés. 

Apprentissage d’un nouvel outil 

Tout comme le développement d’une nouvelle compétence, les employés doivent également être formés sur l’apprentissage d’un nouvel outil. Une journée d’étude permettra à l’entreprise de bénéficier d’un gain de temps considérable ainsi que d’avoir des employés formés sur un outil ou un concept particulier. Ainsi, les collaborateurs seront plus performants et productifs dans leur travail. 

Choisir une date et un lieu idéal

Une fois que les objectifs ont été définis, l’étape suivante est de rechercher et de réserver une date et un lieu qui conviennent. 

La date

Le choix de la date pour une journée de formation est une décision importante. L’organisateur de l’événement se doit de trouver une date adéquate, soit suffisamment éloigner pour que les employés puissent s’organiser et participer (si la journée de formation ne s’avère pas obligatoire).  La plupart des journées de formation se font en pleine semaine, cependant il est également possible de l’organiser un week-end ou même sur plusieurs jours en fonction du sujet traité. 

Le lieu

Lorsque vous avez déterminé une ou plusieurs dates, il est désormais nécessaire de choisir le lieu idéal pour votre événement professionnel. Pour ce faire, nous vous conseillons de passer par différentes phases comme le choix du cadre, de l’établissement, de l’ambiance et enfin des installations nécessaires au bon déroulement de votre journée de formation. 

Il existe différents cadres en France dans lesquels vous pouvez effectuer votre événement. Le tout est d’opter pour un cadre proche de vos bureaux, étant donné la courte durée de l’événement. En fonction de votre localisation, vous pouvez choisir de changer d’air et d’aller vers un lieu plus naturel comme au vert ou à la montagne ou alors bien au contraire opter pour une ville. 

Ensuite, il est important de trouver un établissement qui correspond à vos besoins et attentes. Un large choix s’offre à vous : un hôtel, un appartement, un domaine, une villa, un centre d’affaire, une salle de réunion, un amphithéâtre et autres. 

Une fois le type d’établissement choisi, l’organisateur de l’événement peut se pencher sur l’ambiance. Tout comme l’établissement, l’ambiance se choisit en fonction des besoins et des objectifs de la journée de formation. Plutôt une ambiance atypique ? formelle ? moderne ? 

Enfin, trouver un lieu ayant les installations nécessaires au bon déroulement de votre événement est la phase la plus importante en ce qui concerne le choix du lieu. Assurez-vous que le lieu ait à disposition un vidéoprojecteur, des ordinateurs ou autres avant d’effectuer la réservation.

Le déroulement d’une journée de formation type 

Dans la majorité des cas, une journée de formation débute à 9h et se termine à 18h. Cet évènement se déroule de la façon suivante : 

  • 9h – 9h30 : Accueil des participants avec une petite collation
  • 9h30 – 11h : Séance de formation
  • 11h – 11h15 : Pause avec collation
  • 11h15 – 12h30 : Séance de formation
  • 12h30 – 14h30 : Déjeuner
  • 14h30 – 16h30 : Séance de formation
  • 16h30 – 16h45 : Pause avec collation
  • 16h45-18h30 : Séance de formation
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