Comment rédiger un mail de relance efficace ?

Le mail de relance est un outil précieux dans le monde professionnel. Il permet de maintenir le contact avec ses prospects ou clients, d’initier un nouveau dialogue et d’augmenter les chances d’obtenir une réponse. Bien qu’il puisse sembler simple d’écrire une relance, la rédaction d’un courriel efficace demande de la méthode et une attention particulière aux détails. Pour maximiser vos chances de succès, nous explorons ensemble les astuces clés pour créer un mail de relance qui se démarque. Dans les sections suivantes, découvrez les erreurs à éviter, les éléments à inclure, ainsi que des modèles concrets que vous pourrez utiliser.

Pourquoi relancer par email ?

Avant même de penser à la rédaction, il est crucial de comprendre l’importance d’une relance par email. En effet, de nombreuses études révèlent que la plupart des affaires requièrent plusieurs points de contact avant d’aboutir. Selon des recherches, 92 % des réponses sont générées après l’envoi d’un mail de relance. Cela souligne l’idée que la persévérance est souvent la clé du succès dans le domaine professionnel. Relancer ne signifie pas harceler, mais renforcer votre présence et montrer votre sérieux. Cela envoie également un message sur votre engagement envers le destinataire et vos compétences en matière de suivi.

Le bon moment pour relancer

Timings joue un rôle essentiel dans l’efficacité de vos emails. Pour un suivi optimal, il est conseillé d’attendre de 1 à 3 jours après votre premier courriel avant de relancer. Cela permet au destinataire de digérer votre message original tout en gardant le sujet frais dans son esprit. Par exemple, si vous attendez des informations ou un retour sur une proposition, c’est la période idéale pour rappeler le sujet avec un message amical. Gardez à l’esprit que chaque secteur peut avoir ses propres normes en matière de timing, alors adaptez-vous au contexte du destinataire !

Erreurs courantes à éviter

Il existe plusieurs pièges à éviter lors de la rédaction d’un email de relance. Par exemple, utiliser une ligne d’objet générique comme « Suivi » ne suscite souvent pas l’intérêt du lecteur. Au lieu de cela, soyez spécifique ; indiquez ce dont il s’agit, cela vous aidera à capter l’attention. De plus, assurez-vous d’inclure un appel à l’action clair. Une relance sans CTA peut mener à l’oubli. Ces points montrent l’importance d’être précis et engageant dès le début.

Ne pas se limiter à un seul suivi

La plupart des professionnels savent qu’une seule relance n’est généralement pas suffisante. Il est souvent nécessaire d’envoyer plusieurs mails, parfois jusqu’à cinq ou six. Chaque email doit apporter une nouvelle valeur, un contenu différent ou une approche originale pour éviter que le destinataire ne se sente assailli par des messages répétitifs. Variez vos relances en proposant par exemple un nouveau point de discussion ou une ressource utile. Cela démontre votre diligence et votre investissement dans la relation.

Modèles d’emails de relance

Avoir un modèle d’email de relance peut vous faire gagner du temps et vous aider à structurer votre message efficacement. Voici quelques exemples que vous pouvez adapter à votre contexte :

• Modèle 1: Ligne d’objet : ‘Demande de nouvelles sur [sujet]’
• Modèle 2: Ligne d’objet : ‘Suite à ma proposition [date]’
• Modèle 3: Ligne d’objet : ‘Have you had a chance to think it over?’

Exemple de courriel de relance

Vous trouverez ci-dessous un exemple concret de mail de relance :

Objet : Suite à notre dernier échange
Bonjour [Nom],
J’espère que vous allez bien. Je tenais à revenir sur notre dernier échange au sujet de [sujet]. Auriez-vous eu le temps d’y réfléchir ? Je suis à votre disposition pour toute question ou pour discuter d’éventuelles solutions. Merci d’avance pour votre retour !
Cordialement,
[Votre Nom]

Utiliser des outils pour optimiser vos relances

De nos jours, plusieurs outils peuvent vous aider à automatiser et gérer vos relances. Ces outils permettent de suivre le taux d’ouverture des mails, de programmer des relances automatiques et d’offrir une vue d’ensemble des interactions avec vos prospects. Utiliser ces ressources peut considérablement améliorer votre efficacité et votre réactivité. Vous pourrez ainsi te concentrer plus sur le contenu et la qualité des échanges plutôt que sur le simple envoi des messages.

Suivi des performances de vos relances

Rassembler des données sur l’efficacité de vos emails de relance est aussi essentiel. Observez les taux d’ouverture et le nombre de réponses pour ajuster votre approche si nécessaire. Avec le temps, vous découvrirez ce qui fonctionne le mieux pour votre public et vous pourrez affiner vos messages en prélevant des données précises. Des outils comme HubSpot, Mailchimp ou Sendinblue peuvent vous donner un aperçu de ces métriques.

Finaliser votre email de relance

Pour terminer votre email, n’oubliez pas de remercier le destinataire pour son temps et son attention. Une bonne formule de politesse est essentielle. Cela montre votre professionnalisme et votre respect, renforçant ainsi votre image de marque. De plus, assurez-vous de tester différentes formules de clôture pour voir lesquelles motivent le mieux vos destinataires. Chaque interaction compte et peut faire une réelle différence dans la réussite de vos relances.

Récapitulatif des points clés

– Soyez patient et donnez un peu de temps avant de relancer.
– Éditez votre ligne d’objet pour qu’elle soit claire et engageante.
– Incluez toujours un appel à l’action clair.
– Variez vos messages pour ne pas paraître insistant.
– Utilisez des outils pour suivre l’efficacité de vos emails.
– N’oubliez pas d’avoir une signature professionnelle.