6 conseils pour mieux intégrer de nouveaux collaborateurs

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Vous souhaitez intégrer un  nouveau collaborateur  au sein de votre entreprise ? 

Intégrer efficacement un nouveau salarié ou une nouvelle équipe nécessite une réflexion générale. Car  votre collaboration doit  débuter du bon pied. 

Découvrez en ce qui suit, des conseils professionnels pour améliorer votre processus de recrutement et le rendre plus efficace.

Annoncer l’arrivée en interne : communiquer et prévenir l’ensemble de l’équipe.

En premier lieu, Il faut permettre à votre salarié de s’identifier facilement en entreprise. Vous devez annoncer son arrivée en interne. 

 Deuxièmement, Il faut  organiser un réunion ou un cocktail de bienvenu. Ceci, développera chez lui un sentiment d’appartenance et de confiance.

Préparer l’arrivée en aménagent un poste de travail opérationnel.

Qu’il s’agisse d’un profil débutant, expérimenté ou senior, l’intégration d’un collaborateur se prépare à l’avance de manière précise. Il est primordial de préparer et de valider les conditions matérielles nécessaires à sa prise de poste : bureau, ordinateur, téléphone, tenue, documents, adresse e-mail professionnelle, codes d’accès, moyen de transport, etc. 

La manière dont vous traiter vos employés, reflète l’image de votre entreprise et valorise ou dévalorise votre notoriété. 

Finalement, votre nouveau collaborateur doit avoir tout ce dont il a besoin pour exercer ses premières missions.

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« 69 % des employés ont plus de chance de rester dans l’entreprise pendant 3 ans après une expérience d’onboarding réussie.

 

La réussite de l’onboarding des nouveaux collaborateurs dépond de votre stratégie d’accueil et du parcours d’intégration que vous élaborez. Voici 4 étapes clés pour réussir le jour J 

-Organiser un petit-déjeuner de rencontre,

-Mener une visite de l’entreprise,

-Présenter les différents départements de l’entreprise,

-Faire un tour des commodités

Inscrire le nouveau collaborateur dans un projet en cours

Par conséquence, veillez à impliquer votre nouveau collaborateur dans un projet en cours. Ceci lui prouve son importance au sein de l’équipe et lui permet de prendre plus facilement ses marques. N’hésitez pas à lui montrer que vous avez confiance en lui. 

Assurer un suivi continu

Durant les premiers mois d’intégration, un suivi et un accompagnement continu est nécessaire. Car, le nouveau collaborateur a besoin de se sentir encadré par un senior qui veille à lui monter en compétences et à lui montrer des techniques de travail faciles et rentables. Quoiqu’il en soit, il est judicieux également de demander à votre salarié de remplir un rapport d’étonnement. Après cela  de faire une réunion sur les points à améliorer et ceux à perpétuer.

Pour conclure, l’onboarding d’un nouveau collaborateur est une étape essentielle pour un recrutement parfaitement réussi !

ÉTAPES D'INTÉGRATION

Avant même de publier l’offre d’emploi ou de publier le poste vacant, assurez-vous de savoir exactement quel est le poste pour lequel vous embauchez et que vous connaissez clairement les attentes. Ne pas définir ce que vous attendez en tant qu’entreprise et vos exigences de l’employé est la pire erreur que vous puissiez faire lors du démarrage du processus de recrutement. Ne faites pas cette erreur si vous voulez une intégration et une intégration simples et fluides des employés .

Première étape: avant le premier jour

Immédiatement après que le loueur a accepté l’offre, vous devez planifier la paperasse, lui donner des informations sur l’endroit où il doit être le premier jour, ce qu’il doit porter et à qui se présenter. Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer un paquet de bienvenue ou une lettre signée par l’un des hauts fonctionnaires de votre organisation, et éventuellement offrir à l’employé un petit jeton en guise de bienvenue dans l’entreprise.

La technologie d’intégration des employés sous la forme d’un portail de marque peut être utilisée pour fournir des informations personnalisées aux nouveaux employés afin d’accélérer le processus de paperasse et de donner aux nouveaux employés la possibilité de travailler au rythme qui leur convient.

Discutez de la logistique avec votre employé avant le premier jour afin qu’il soit sûr des aspects tels que les itinéraires, les transports en commun, le stationnement, le code vestimentaire, l’heure d’arrivée prévue, les personnes à rencontrer à l’arrivée, les repas du premier jour.

Votre employé doit avoir l’impression que vous étiez parfaitement préparé et prêt pour son arrivée. Veillez à ce que toutes les cartes d’accès et d’identification, les cartes de visite, les systèmes et l’accès aux courriels, les clés, les fournitures de bureau, le plan de l’immeuble / du bureau, le répertoire téléphonique interne et les informations de paie soient prêts à être utilisés par l’employé avant son arrivée. Il existe de nombreux exemples d’employés qui ont commencé à chercher un nouvel emploi en raison du manque de préparation de la part de leur employeur.

Faites en sorte que le nouvel employé se sente le bienvenu et non inquiet ou étouffé. Essayez de présenter les problèmes graves et sensibles de manière optimiste mais efficace. Ne donnez pas l’impression que vous imposez une longue liste de règles au nouvel employé.

Deuxième étape: premier jour

Vous trouverez ci-dessous un aperçu de certaines des choses importantes à faire le premier jour. Une chose est de faire comprendre à l’employé la mission, la vision, les valeurs et la culture de l’organisation, en particulier la relation entre le travail de l’employé et la mission de l’entreprise. Confiez à quelqu’un la tâche de rencontrer les nouveaux employés et de faire une visite du bureau. Au cours de la visite du bureau, la personne mandatée devrait montrer à l’employé où se trouvent la salle du courrier, la photocopieuse, la salle à manger, les toilettes, les boîtes aux lettres des employés et autres. Parlez de l’ensemble des avantages. Si possible, demandez à des membres du personnel de traiter le nouvel employé pour le déjeuner ou bien de le rejoindre pendant qu’il mange son déjeuner le premier jour. Exigences complètes en matière de sécurité et de paperasse.

Fixez une réunion avec le superviseur de l’employé pour l’après-midi du premier jour. Au cours de cette rencontre, le superviseur peut donner à l’employé une image des responsabilités de ce dernier et de ce que devraient être les 30 à 90 jours initiaux de son poste.

Étant donné que les nouveaux employés sont censés mémoriser beaucoup d’informations dans un laps de temps limité, encouragez votre nouvel employé à prendre des notes et faites-lui sentir que les questions relatives au poste sont les bienvenues.

Troisième étape: semaine initiale

À ce stade, il devrait y avoir une communication claire du rôle et des responsabilités du nouvel employé. Le superviseur et le nouvel employé devraient discuter du style de gestion préféré et des processus typiques (par exemple: le mode de prise de décision). Un élément clé de l’intégration – l’établissement des attentes relatives aux mesures de performance, aux livrables et aux échéanciers commence ici.

Présentez la nouvelle recrue aux cadres supérieurs ainsi qu’aux autres employés.

Si le recruteur est lui-même dans un rôle de supervision, assurez-vous en outre qu’il a des interactions de groupe ou individuelles avec des subordonnés directs au cours de la première semaine. Ces réunions aideront à constituer une nouvelle équipe et permettront au nouvel employé de se faire une idée du style de travail de chaque membre de l’équipe.

Si le rôle l’exige, planifier également des réunions du nouvel employé avec les membres du conseil d’administration, les partenaires, les bailleurs de fonds ou d’autres entités / organes selon les besoins.

Quatrième étape: trente premiers jours

Expliquez clairement à l’employé ce que vous attendez de lui et dans quel délai. Établissez également des limites. C’est aussi l’étape du développement des relations professionnelles avec le manager et les collègues, l’ orientation transversale, l’orientation des groupes de travail et la familiarisation avec les procédures et pratiques organisationnelles. Aidez le nouvel employé à étudier la culture générale de l’entreprise . Impliquez les nouveaux employés pour donner vie à la vision et à l’énoncé de mission de l’entreprise. Permettez-lui de discerner les plans auxquels l’organisation adhère pour rester fidèle à ses valeurs fondamentales.

Cinquième étape: 90 jours

À la quatrième étape, le gestionnaire ou le superviseur doit évaluer les performances et fournir des commentaires tôt et fréquemment.

Au cours du premier mois, il est classique d’anticiper des livrables modestes que le nouvel employé peut apprendre sur le tas ainsi que sur la voie de la confiance et du succès. À la fin des trois premiers mois, la nouvelle recrue doit être sur le point de se mettre à niveau. De plus, il doit s’attendre à être évalué sur une charge de travail régulière.

Lorsque vous entrez dans la barre des 60 jours, réfléchissez aux différentes méthodes par lesquelles les forces de l’employé peuvent accélérer la croissance de l’entreprise. Continuez à communiquer vos attentes de manière lucide. Encouragez l’embauche à obtenir une perspective plus large concernant l’entreprise et ses objectifs. Encouragez-le également à contribuer davantage aux présentations et aux conversations.

Tout au long des trois premiers mois, recherchez les opportunités de fusionner de nouveaux employés dans leurs groupes de travail ainsi que dans l’organisation dans son ensemble.

Vérifiez régulièrement les nouvelles recrues pour vous assurer qu’elles continuent à digérer et à se développer.

Sixième étape: Objectif des 90 jours et la première année

Au bout de trois mois, votre nouvel employé devrait avoir une idée précise de son rôle et de la manière dont il contribue au succès global de l’entreprise. Si tout va bien, sa confiance aurait augmenté par rapport au premier jour et il chercherait à mettre à profit ses qualités de leadership. La nouvelle recrue doit être consciente et attentive des nouveaux projets et être préparée aux solutions possibles. Réservez du temps pour constater les progrès de votre nouvel employé et pour le récompenser de ses contributions et de son avancement. Aidez-le à éviter les erreurs mineures et à corriger les erreurs et à se recentrer en conséquence. On devrait s’attendre à ce que l’employé soit proactif en ce qui concerne ses responsabilités.

Septième étape: première année

Réalisez une nouvelle enquête auprès des employés. Offrez à l’employé une formation pour combler les lacunes de compétences et développer ses compétences. Encouragez les nouveaux employés à noter des idées pour améliorer les opérations, la culture ou la stratégie de l’organisation. Bien que le nouvel employé puisse se sentir mal à l’aise de partager son point de vue sur ces aspects, il est essentiel que l’organisation soit ouverte aux points de vue des nouveaux arrivants.

Le jour où l’employé termine un an de service, envoyez-lui une lettre de félicitations ou un courriel.

LES MEILLEURES PRATIQUES

1. Le gestionnaire doit être impliqué

La relation entre le manager et l’employé est la plus importante dans la carrière d’un employé et est essentielle dans l’intégration. Le gestionnaire est tenu de rencontrer les nouvelles recrues le plus tôt possible après la date de début, de fixer les attentes de performance, de fixer des objectifs et de faire des plans de développement (que ce soit sur 1 an, 90 jours, 60 jours ou 30 jours). Fixer des attentes claires à l’avance permet à l’employé de développer un sentiment d’appartenance et de l’aider à comprendre comment réussir. La nécessité d’implication du manager est particulièrement vraie pour la main-d’œuvre de la génération Y car l’exigence de relations personnelles est particulièrement élevée.

2. Participez-y sur une période plus longue

Vous savez déjà que l’intégration doit commencer avant le premier jour. Cependant, vous devez également savoir que l’intégration doit se poursuivre au-delà de la première semaine. Selon des études, avoir un processus d’intégration qui dure trois mois ou plus d’un an conduit à une meilleure rétention des employés. Cela vous donne la possibilité d’aborder certains sujets (formation produit par exemple) en détail par rapport à d’autres programmes pour lesquels une durée plus courte est adéquate. Une durée prolongée permet également aux managers, copains et mentors d’être continuellement engagés et impliqués et de fournir des retours et des attentes lucides de manière claire et continue.

3. Invitez des questions et mesurez le succès

Une «porte ouverte» ne suffit pas. Vous devez encourager vos nouveaux employés à poser des questions, car les nouveaux employés sont généralement réticents à le faire si on ne leur dit pas de le faire. Demandez-leur ce qui fonctionne, ce qui est difficile et ce qui est tout simplement déroutant. Expliquez-leur clairement que poser des questions les aidera à apprendre et qu’ils n’auront pas à éviter la pratique de peur de «paraître stupides».

Mettez en place un système pour mesurer le succès de votre programme. Obtenez des commentaires des nouveaux employés sur le programme, à intervalles (90 jours, 60 jours, 30 jours ou 1 semaine). Invitez chacun d’eux à un groupe de discussion ou à une entrevue individuelle pour mesurer les réponses qualitatives. Vous pouvez utiliser l’environnement individuel pour poser des questions ouvertes. Un exemple d’une telle question est “Que pensez-vous de votre espace de travail?” Réfléchissez à des questions qui portent sur des aspects tels que s’ils peuvent pleinement exploiter leurs capacités et compétences et / ou s’ils reçoivent des affectations appropriées.

4. Fournir des explications claires pour des projets de travail spécifiques

Il ne suffit pas de fournir des informations claires sur les objectifs de votre entreprise et son travail en général. Il est également essentiel que vous étendiez cette lucidité en ce qui concerne les affectations de travail des nouveaux employés – ce que vous attendez d’eux qu’ils fassent eux-mêmes, quelles ressources sont disponibles, où ils sont tenus de travailler en collaboration avec d’autres, et les livrables et l’échéance à laquelle ils sont attendus, entre autres.

5. Assimilation

Pensez à créer une touche personnelle en dehors du lieu de travail, comme emmener les débutants déjeuner le premier jour. Cependant, l’assimilation n’est peut-être pas la bonne approche pour toutes les organisations.

6. Les impliquer immédiatement dans la formation ou le travail réel

Une enquête d’intégrationet publiée en 2014 révèle que 76% des répondants à l’enquête sont d’accord sur le fait que la formation en cours d’emploi est la plus essentielle pour qu’une embauche se mette à niveau et commence à contribuer au plus tôt.

7. Incorporer des mentors

Avoir un coach ou un mentor pour les nouvelles recrues augmente à la fois l’efficacité de l’intégration et la rétention des employés. Vous pouvez affecter un membre de l’équipe ou un autre employé à la tâche de mentorat ou bien avoir un groupe de mentors pour fournir une aide aux différents services de l’organisation. Les mentors peuvent vous aider à renforcer le moral, à améliorer la rétention, à constituer des équipes, à améliorer la productivité, à favoriser l’apprentissage, à assurer le développement de carrière continu et à assimiler le réseau et la culture.

8. Automatisation

L’autorisation réduit considérablement les tracas liés à l’intégration de nouveaux employés tout en augmentant leur productivité ainsi que celle du personnel des ressources humaines. L’automatisation permet également d’économiser de l’argent en termes de temps, de papier, d’impression et d’expédition, entre autres.

9. Disposer d'un système unique pour l'embauche et l'intégration

Un système de style tableau de bord avec des portails pour accéder à divers documents d’intégration, qu’il s’agisse de manuels, de documents ou d’autres documents à partir d’un seul endroit, est un excellent moyen de réduire la pénibilité associée à l’intégration. L’utilisation d’un tel système facilitant la rationalisation réduit la quantité de travail nécessaire à la fois au service des ressources humaines de l’entreprise et aux nouveaux employés.

10. Utiliser la technologie (y compris sociale)

Comme mentionné précédemment, l’automatisation (technologie) rend le processus d’intégration moins compliqué. Pensez également à intégrer des outils sociaux dans vos pratiques de travail quotidiennes. Le stockage d’informations, le partage d’expertise et le développement de communautés sur le réseau social interne incitent les collaborateurs à utiliser des outils sociaux pour progresser dans leurs projets et accomplir des tâches. Les conversations individuelles conventionnelles peuvent être transformées en discussions dynamiques et sociales entre les lignes et les équipes d’entreprises pour atteindre une valeur concurrentielle.

Faites le pas dès aujourd’hui pour améliorer vos pratiques d’intégration et d’intégration et vous serez en mesure de fidéliser vos employés plus longtemps. Cela vaut vraiment la peine.

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