Gestion simplifiée des candidatures : un outil Excel gratuit, prêt à l’emploi, pour suivre chaque dossier depuis la réception du CV jusqu’à l’offre finale. Ce guide pratique vous montre comment tirer parti d’un Modele-Tableau conçu pour centraliser les informations, gagner du temps et améliorer l’expérience candidat. Vous découvrirez des exemples concrets, des règles de personnalisation, des bonnes pratiques de communication et des indicateurs pour piloter vos recrutements.
Tableau suivi candidatures Excel gratuit : structure et utilité du Modele-Tableau
Un tableau de suivi fonctionne comme un carnet de bord du recrutement. Il permet de tracer chaque étape, d’éviter les doublons et de ne laisser aucun candidat sans réponse. Le Modele-Tableau proposé est pensé pour être utilisé immédiatement sous Excel ou Google Sheets.
Voici les éléments principaux du fichier et leur rôle opérationnel.
- Onglet « Postes » : inventaire des recrutements en cours, descriptions, salaires indicatifs.
- Onglet « Candidats » : fiche par candidat, coordonnées, stade du processus, notes et appréciations.
- Onglet « Tableau de bord » : synthèse visuelle via tableau croisé dynamique pour piloter vos priorités.
Avantages concrets :
- Gain de temps dans la gestion quotidienne.
- Meilleure conformité aux promesses faites aux candidats.
- Capacité à gérer plusieurs recrutements simultanément.
| Onglet | Contenu clé | Action recommandée |
|---|---|---|
| Postes | Intitulé, expérience, salaire, manager | Mettre à jour à chaque nouvelle ouverture |
| Candidats | Nom, poste ciblé, stade, notes, dates entretiens | Saisir un candidat par ligne et utiliser listes déroulantes |
| Tableau de bord | KPIs : taux de réponse, délais, candidats par stade | Actualiser le TCD après chaque saisie |
Exemples d’utilisation immédiate :
- Un DRH lance trois recrutements : il crée les postes dans l’onglet dédié et filtre le tableau par manager.
- Un chargé de recrutement note les appréciations après chaque entretien et calcule une note globale sur 20.
- Un responsable RH consulte le tableau de bord pour décider qui passer en deuxième entretien.
Ressources utiles : pensez à lire nos guides pour optimiser vos messages de suivi et vos objectifs de recrutement, par exemple sur l’élaboration d’un plan de recrutement ou sur la définition d’un tableau de bord RH.
Insight final : mettez en place la structure aujourd’hui pour éviter les pertes de temps demain.
Comment personnaliser votre TableauExceleur pour un suivi personnalisé
Personnaliser un tableau Excel ne consiste pas seulement à changer les couleurs. Il s’agit d’adapter les champs aux pratiques de votre entreprise pour rendre l’outil réellement opérationnel.
Commencez par définir le profil idéal pour chaque poste. Cette étape vous évitera d’enregistrer des candidatures non pertinentes.
- Créez une liste déroulante des postes depuis l’onglet Postes.
- Ajoutez une colonne « Source » pour mesurer l’efficacité de vos canaux.
- Incluez un système de notation sur 20 pour compétences, expérience et savoir-être.
Champs recommandés à intégrer :
- Statut : À l’étude / Convocation / Entretien 1 / Entretien 2 / Proposition / Rejeté.
- Prochaine action : Relancer par mail / Programmer entretien / Envoyer tests.
- Dates clés : Date de candidature, dates des 3 premiers entretiens.
Trois exemples de personnalisation réussie :
- Une collectivité ajoute « Disponibilité » et filtre par contrainte administrative.
- Une PME met en place un champ « Budget » pour aligner les attentes salariales.
- Un cabinet de recrutement ajoute « Taux de compatibilité » calculé automatiquement.
Intégration avec d’autres outils : le TableauExceleur peut être exporté vers un SIRH, ou enrichi via Google Sheets pour collaboration. Si vous utilisez des outils comme HubSpot, pensez à synchroniser vos leads candidats et à mesurer l’impact via des tableaux de bord externes — l’IA facilite désormais la qualification des leads candidats comme expliqué dans des retours d’expérience professionnels.
Conseils pratiques :
- Sécurisez l’accès aux données personnelles.
- Formez vos équipes à la saisie régulière pour conserver un TCD fiable.
- Définissez une fréquence d’actualisation du tableau (hebdomadaire ou quotidienne selon le volume).
Insight final : une personnalisation réfléchie transforme un simple fichier en véritable CVManager pour votre entreprise.
Flux de candidature et automatisation : quand l’Excel devient ExcelPratique
Un fichier Excel reste accessible et fiable si vous y ajoutez des automatisations simples. Elles réduisent les tâches répétitives et améliorent la qualité du suivi.
Automatisations faciles à mettre en place :
- Listes déroulantes pour contrôler les entrées.
- Formules de validation des données pour éviter les erreurs de format.
- Macros ou scripts Google Apps pour envoyer un mail de confirmation automatique.
Illustrations concrètes :
- Automatiser l’envoi d’un e-mail de confirmation après réception de candidature.
- Remplir automatiquement la date du dernier contact via une formule.
- Créer un champ « Risque » pour prioriser les suivis sur les candidatures à enjeux.
Exemple d’un workflow efficient :
- Un candidat postule → sa fiche est créée dans l’onglet Candidats.
- Un script envoie automatiquement un accusé de réception (lire nos conseils pour optimiser ce mail).
- Le recruteur reçoit une notification et programme le premier entretien.
Intégration avec outils externes :
- Connecter Google Forms pour centraliser les CV reçus via un formulaire.
- Utiliser Zapier ou Make pour synchroniser entre Excel/Google Sheets et votre messagerie.
- Exporter les statistiques vers un tableau de bord BI si besoin.
Ressources pratiques : si vous souhaitez améliorer vos scripts de phoning et de suivi, consultez nos guides sur le phoning et la relance efficace.
Insight final : automatiser les tâches simples libère du temps pour l’évaluation qualitative des candidats.
Communiquer avec les candidats : modèles d’e-mails, confirmations et relances
La qualité de votre communication influe directement sur votre image employeur. Un suivi régulier et des messages clairs renforcent la confiance.
Messages indispensables :
- Accusé de réception : confirmation rapide, délai estimé de réponse.
- Invitation à un entretien : date, format, personnes présentes.
- Relance : rappel poli si pas de réponse à une proposition.
Exemples de formulations performantes :
- Accusé : « Nous avons bien reçu votre candidature pour le poste X. Nous y reviendrons sous 10 jours ouvrés. »
- Invitation : « Merci pour votre candidature. Seriez-vous disponible le mardi 10 à 10h en visio ? »
- Relance : « Je me permets de revenir vers vous concernant votre candidature. Avez-vous eu le temps de consulter notre proposition ? »
Pour chaque message, respectez ces règles :
- Clarté du sujet et plan d’action.
- Personnalisation minimale (nom, poste).
- Indication d’un contact pour répondre aux questions.
Liens utiles pour peaufiner vos messages :
- Optimisez vos confirmations : comment rédiger un mail de confirmation.
- Améliorez vos relances : relance efficace.
- Abordez les sujets sensibles (burn-out) avec soin : dire ou ne pas dire.
Encadré – points clés :
- Transparence : indiquez les délais.
- Politesse : remerciez, même pour les refus.
- Suivi : notez toutes les interactions dans votre SuiviCandidaturePro.
Insight final : un message bien rédigé est aussi stratégique qu’un bon entretien.
Mesurer et piloter vos recrutements avec un TableauAideEmploi et indicateurs
Un suivi chiffré transforme l’intuition en décision. Les KPIs vous permettent d’identifier les goulots d’étranglement et d’améliorer votre temps moyen de recrutement.
Indicateurs à suivre régulièrement :
- Taux de réponse aux candidatures.
- Nombre de candidatures par source.
- Délai moyen entre candidature et premier entretien.
- Taux d’acceptation des offres.
Exemples concrets de tableaux de bord :
- Un tableau qui suit le « taux de réponse » par source pour savoir où concentrer vos efforts.
- Un indicateur « délai moyen » pour réduire le temps de recrutement et éviter la perte de talents.
- Un KPI « qualité des candidatures » évalué via une note moyenne sur 20.
Étude de cas :
- Entreprise X : après structuration du tableau, elle a réduit son délai moyen de recrutement de 45 à 28 jours.
- PME Y : en mesurant la source des candidats, elle a optimisé son budget et augmenté le taux d’embauche de profils pertinents.
Ressources pour approfondir :
- Définition et exemples de tableaux de bord RH : lire.
- Mesurer objectifs quantitatifs : guide.
- Combiner objectifs qualitatifs et quantitatifs : méthode.
Insight final : pilotez avec des KPIs simples et visibles pour améliorer votre performance recrutement chaque mois.
Cas pratiques : scénarios concrets d’utilisation du CVManager et du JobSuivi
Pour illustrer, voici trois scénarios centrés sur un personnage fictif : Sophie, responsable recrutement dans une PME tech.
Scénario 1 — Recrutement multiple en simultané :
- Contexte : Sophie gère 4 postes ouverts.
- Action : elle crée les postes, assigne les managers et active la colonne « priorité ».
- Résultat : visibilité immédiate et réduction des doublons.
Scénario 2 — Candidature interne :
- Contexte : un collaborateur postule en interne.
- Action : Sophie note la candidature dans le TableauExceleur avec mention « interne ».
- Résultat : traitement équitable et traçabilité (lire aussi notre article sur la candidature interne).
Scénario 3 — Volume élevé suite à job-dating :
- Contexte : job-dating alternance, 120 CV reçus.
- Action : tri par critères, saisie uniquement des candidats retenus pour entretien dans l’onglet Candidats.
- Résultat : gain de productivité et suivi clair des relances (voir notre guide job-dating).
Trois enseignements :
- Ne saisissez que les candidats pertinents pour limiter la surcharge.
- Utilisez des critères mesurables pour prioriser.
- Documentez chaque décision pour assurer une expérience candidate respectée.
Insight final : adaptez votre usage du CVManager à votre volume et à votre stratégie de recrutement.
Téléchargement du FicheSuiviGratuite : modèles, intégrations et kit candidature
Le modèle est disponible au téléchargement gratuit et peut être utilisé sans inscription. Avant de télécharger, vérifiez que vous avez défini :
- Les postes à pourvoir.
- Les personnes responsables de la saisie.
- La politique de confidentialité pour les données personnelles.
Ressources et templates complémentaires :
- Téléchargez le kit candidature 2025 pour obtenir des modèles d’e-mails et de fiches : Kit candidature 2025.
- Consultez nos conseils pour rédiger un bon CV et éviter les erreurs éliminatoires : Erreurs CV.
- Intégrez le fichier au tableau de bord de l’entreprise : tableau de bord entreprise.
Pour promouvoir l’outil en interne, mettez en place :
- Une formation express d’une heure.
- Un guide utilisateur d’une page.
- Un référent pour les questions techniques.
CTA : téléchargez la FicheSuiviGratuite et commencez à structurer vos recrutements dès aujourd’hui pour transformer votre processus en un avantage compétitif.
Questions fréquentes utiles
Comment personnaliser la colonne « stade » ?
Vous pouvez ajouter autant de stades que votre processus le nécessite. Utilisez des listes déroulantes pour assurer la cohérence des saisies.
Peut-on utiliser ce modèle pour une recherche d’emploi individuelle ?
Oui. En adaptant les onglets, le TableauAideEmploi devient un outil personnel de JobSuivi pour gérer vos candidatures.
Le fichier est-il compatible avec Google Sheets ?
Oui. Le modèle fonctionne sous Excel et Google Sheets. Pour automatiser des envois, utilisez Google Apps Script si vous êtes sur Sheets.
Que faire si plusieurs recruteurs travaillent sur le même fichier ?
Centralisez sur Google Drive ou utilisez un SIRH. Définissez des règles de saisie et un responsable consolidation.
Comment mesurer l’impact du tableau sur la qualité des embauches ?
Suivez les KPIs : délai moyen de recrutement, taux d’acceptation, satisfaction managers. Comparez avant/après mise en place.
